Kajaanin Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisterin, senaattorirekisterin, alumnirekisterin ja hakijarekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Kajaanin Nuorkauppakamari ry
Y-tunnus: 1000975-4
pres(a)jckajaani.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Kajaanin Nuorkauppakamari ry:n hallituksen puheenjohtaja, jonka yhteystiedot ilmenevät Kajaanin Nuorkauppakamarin verkkosivuilta www.jckajaani.fi.
3. Rekisterien nimet
Kajaanin Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteri, senaattorirekisteri, alumnirekisteri sekä hakijarekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Jäsenrekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsensuhteiden hoitaminen: tapahtumien, koulutusten ja kokousten järjestäminen, muu viestintä ja tiedottaminen, jäsenmatrikkelin laatiminen ja julkaisu, rekisteröityjen välinen verkostoituminen sekä yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen.
Senaattorirekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien ja koulutusten järjestäminen, muu viestintä ja tiedottaminen, jäsenmatrikkelin laatiminen ja julkaisu, rekisteröityjen välinen verkostoituminen sekä tietojen keräys ja tilastointi.
Alumnirekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien ja koulutusten järjestäminen, muu viestintä ja tiedottaminen sekä rekisteröityjen välinen verkostoituminen.
Hakijarekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on uusien jäsenten hankkiminen: jäsenhakemusten käsittely sekä viestintä ja tiedottaminen.
Rekisteröitäviä henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, eikä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja jäsenistä:
- Henkilön perustiedot (etu- ja sukunimet, syntymäaika, sukupuoli ja kotipaikka)
- Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, työnantajan osoite)
- Jäseneksi liittymisvuosi
- Titteli, ammatti, koulutus, työnantaja
- Valokuva
- Kiinnostuksen kohteet, luottamustoimet, harrastukset, muut jäsenyydet
- Jäsenen kumppanin nimi sekä tämän ammatti/titteli, koulutus ja työnantaja
- Tapahtumat ja kokoukset, joihin jäsen on rekisterinpitäjän toiminnassa osallistunut
- Laskutus- ja maksuyhteystiedot
Senaattorirekisteri voi sisältää seuraavia tietoja senaattoreista:
- Henkilön perustiedot (etu- ja sukunimet, syntymäaika, sukupuoli)
- Titteli, ammatti, koulutus, työnantaja
- Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, työnantajan osoite)
- Valokuva
- Senaattorinumero
- Tapahtumat, joihin senaattori on rekisterinpitäjän toiminnassa osallistunut
Alumnirekisteri voi sisältää seuraavia tietoja alumneista:
- Henkilön perustiedot (etu- ja sukunimet, syntymäaika, sukupuoli)
- Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero)
- Tapahtumat, joihin alumni on rekisterinpitäjän toiminnassa osallistunut
- Laskutus- ja maksuyhteystiedot
Hakijarekisteri voi sisältää seuraavia tietoja hakijoista:
- Henkilön perustiedot (etu- ja sukunimet, syntymäaika, syntymäpaikka, sukupuoli, kieli)
- Yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero)
- Valokuva
- Linkedin-URL/kotisivu
- Titteli, ammatti, koulutus, työnantaja ja aikaisemmat työnantajat
- Kielitaito, harrastukset, luottamustoimet, kiinnostuksen kohteet, erikoistaidot, perhesuhteet ja suosittelijat
- CV/Ansioluettelo
6. Käsittelyperusteet
EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukaiset käsittelyn perusteet ovat rekisterikohtaisesti seuraavat:
Jäsenrekisterissä 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle (jäsenmatrikkelia varten kerättävä valokuva sekä jäsenen kumppanin henkilötiedot), 1c) kohdan mukainen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen (yhdistyslain 11 §:n mukaiseen jäsenluettelon kerättävä nimi ja kotipaikka) ja 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelylle (muut tiedot).
Senaattorirekisterissä 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle (jäsenmatrikkelia varten kerättävä valokuva) ja 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelylle (muut tiedot).
Alumnirekisterissä 6 artiklan 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelylle.
Hakijarekisterissä 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu yhdistyksen ja rekisteröidyn väliseen jäsen-, senaattori- tai alumnisuhteeseen, jonka nojalla rekisteröityjen tietoja on perusteltua käsitellä yhdistystoiminnan edellyttämissä tarkoituksissa.
7. Henkilötietojen tietolähteet
Kehitämme sivustoamme säännöllisesti tarjotaksemme paremman käyttäjäkokemuksen. Tämän vuoksi jotkin toiminnallisuudet voivat muuttua tai niitä voi tulla lisää, jolloin päivitämme tätä selostetta tarpeen mukaan. Mahdolliset lainsäädännön muutoksen saattavat myös asettaa tarpeita muuttaa tai tarkentaa tätä selostetta.
8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät ja luovutukset EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekistereiden tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille.
Edellä esitetystä poiketen jäsenten ja senaattoreiden tietoja luovutetaan tai siirretään Suomen Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteriin sekä jäsenmatrikkelin taittamista ja jäsenlehtien ja kutsujen postitusta varten ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Suomen Nuorkauppakamari ry:n jäsenrekisteri löytyy M-Files -järjestelmästä, josta jäsenen tai senaattorin on mahdollista tarkastella Suomen Nuorkauppakamari ry:lle luovutettuja tietojaan kirjautumalla palveluun, ja josta saa lisätietoja ko. rekisterin tietosuojasta.
Jäsenten ja koejäsenten matkalaskut ja niissä olevat henkilötiedot voidaan luovuttaa kirjanpitäjälle/Netvisorille ja toiminnantarkastajille.
Tietoja ei siirretä EEA-alueen ulkopuolelle pois lukien valokuvat, joita voidaan siirtää EEA-alueen ulkopuolelle USA:ssa sijaitseville palveluntarjoajille, jotka ovat Privacy Shield -käytännön mukaisesti hyväksyttyjä.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan heti, kun jäsenen ilmoitus tiedon poistamistarpeesta on saatu.
Jäsenrekisterin tietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsenenä. Kirjanpidosta ilmeneviä henkilötietoja käsitellään kuitenkin kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Senaattorirekisterin tietoja käsitellään lähtökohtaisesti senaattorin koko eliniän.
Alumnirekisterin tietoja käsitellään niin kauan kuin rekisteröity maksaa vuosittaisen jäsenmaksun ja toimii yhdistyksen alumnina. Kirjanpidosta ilmeneviä henkilötietoja käsitellään kuitenkin kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Edellä esitettyjen ajankohtien jälkeen rekisteröidyn henkilötiedot pyritään poistamaan viipymättä. Tietojen poistamisesta vastaa hallituksen sihteeri.
Hakijarekisterin tietoja käsitellään hakuprosessin ajan. Uusien jäsenten valinnan jälkeen valitsematta jääneiden hakijoiden tiedot poistetaan viipymättä ja valittujen hakijoiden tiedot siirretään jäsenrekisteriin.
10. Henkilötietojen suojaamista koskevat turvatoimet ja menettelyt
Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinon ja tietosuojamenetelmin. Rekisterin henkilötietoihin pääsy on sallittu ainoastaan nimetyille hallituksen jäsenistöön kuuluville henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä rekisteriselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn sekä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Peruutus ja/tai vastustus ei vaikuta ennen peruuttamista ja/tai vastustamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, eli tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.
12. Muutokset tietosuojaselosteessa
Kajaanin Nuorkauppakamari ry kehittää tarvittaessa tietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta löytyy Kajaanin Nuorkauppakamari ry:n verkkosivuilta osoitteesta: jckajaani.fi.