Kajaanin Nuorkauppakamari ry:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Kajaanin Nuorkauppakamari ry
Y-tunnus: 1000975-4
pres(a)jckajaani.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Kajaanin Nuorkauppakamari ry:n hallituksen puheenjohtaja, jonka yhteystiedot ilmenevät Kajaanin Nuorkauppakamarin verkkosivuilta osoitteesta www.jckajaani.fi
3. Rekisterin nimi
Kajaanin Nuorkauppakamari ry:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukaiset käsittelyn perusteet ovat seuraavat: 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle, 1c) kohdan mukainen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen ja 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu henkilötietojen käsittelylle (muut tiedot).
Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin, kun tiedot liittyvät tapahtumaan ilmoittautumiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Rekisteröitäviä henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin eikä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- Henkilön perustiedot
- etu- ja sukunimet
- syntymäaika
- sukupuoli
- kotipaikka
- kansalaisuus
- Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot
- Yhteystiedot
- sähköpostiosoite
- postiosoite
- puhelinnumero
- laskutus- ja maksuyhteystiedot
- Titteli, ammatti, koulutus, työnantaja ja muut luottamustoimet
- Muut tapatumaan tai tilaisuuteen liittyen annetut tarvittavat tiedot
- Tapahtumassa tai tilaisuudessa otetut valokuvat
6. Henkilötietojen tietolähteet
Asiakasrekisterin tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.
7. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät ja luovutukset EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Rekisteritiedot voidaan kuitenkin tarvittaessa siirtää määritellylle henkilötietojen käsittelijälle kuten laskutusohjelmaan, jonka kanssa Kajaanin Nuorkauppakamarilla on sopimus tietojen käsittelystä. Tiedot ruoka-aineallergioista voidaan luovuttaa tarvittaessa ravitsemusliikkeelle. Nimi, syntymäaika ja osoite voidaan luovuttaa tarvittaessa majoitusliikkeelle. Tietoja voidaan siirtää EEA-alueen ulkopuolelle USA:ssa sijaitseville palveluntarjoajille, jotka ovat Privacy Shield -käytännön mukaisesti hyväksyttyjä.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja käsitellään ja säilytetään niin kauan, kun asiakkuus tai peruste sille on voimassa. Vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan heti, kun asiakkaan ilmoitus tiedon poistamistarpeesta on saatu. Muutoin rekisteröidyn henkilötiedot pyritään poistamaan viipymättä. Tietojen poistamisesta vastaa Kajaanin Nuorkauppakamarin hallitus.
9. Henkilötietojen suojaamista koskevat turvatoimet ja menettelyt
Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinon ja tietosuojamenetelmin. Rekisterin henkilötietoihin pääsy on sallittu ainoastaan nimetyille hallituksen jäsenistöön kuuluville henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Manuaalisesti käsiteltävät aineistot tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä rekisteriselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn sekä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Peruutus ja/tai vastustus ei vaikuta ennen peruuttamista ja/tai vastustamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, eli tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.
11. Muutokset tietosuojaselosteessa
Kajaanin Nuorkauppakamari ry kehittää tarvittaessa tietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio tietosuojaselosteesta löytyy Kajaanin Nuorkauppakamari ry:n verkkosivuilta osoitteesta: www.jckajaani.fi